9 Veel gemaakte Time Management fouten - Agema Coaching
twobee @ freedigitalphotos.net

twobee @ freedigitalphotos.net

Het kost je meer dan je denkt …

Deze Time Management fouten kosten je meer dan alleen wat tijd. Als je werkt blijft liggen, omdat jij met andere dingen bezig bent, dan gaat dat ook ten koste van je motivatie. Doordat je werk niet gedaan raak verhoogt de stress en op echt lange termijn, riskeer je opportuniteiten mis te lopen in je carrière.

Heb jij nog meer redenen om geen Time Management fouten meer te maken?
Hier zijn 9 veel voorkomende fouten:

9 Time Management fouten die de meeste mensen maken

  1. Niet vooruit plannen – De meeste mensen plannen wel hun werkdagen. Plannen maken voor het weekend of voor volgende week is er meestal niet bij. Je weekend niet plannen wil zeggen dat je een groot stuk van het weekend aan het plannen bent. Het weekend is zo toch al kort genoeg? Dit wil niet zeggen dat je geen spontaniteit meer kan toelaten, dat is net het leuke van het weekend. Je werk vooruit plannen zorgt er voor dat je focus op lange termijn behouden blijft en dat je beter voorbereid bent.
  2. Je dag laat starten – De meeste succesvolle mensen begin vroeg aan hun dag. Richard Branson al om 5:45 am voor zijn dagelijkse work-out. Howard Schultz, de man achter Starbucks, staat de meeste dagen al op om 04:30 am.  Zie je? De meest succesvolle mensen hebben één ding gemeen. Ze staan vroeg op en beginnen met hun meest belangrijke taak of met een work-out. Laat opstaan zorgt voor een gejaagd gevoel voor de rest van de dag. Er is ook een grotere kans dat je in een file terecht komt. Als je echt laat opstaat sla je misschien ontbijt over. Door het gebrek aan voedsel heeft je brein het overigens moeilijk met concentratie.
  3. Focus op de verkeerde zaken – Het is iets dat we allemaal wel kennen. Het is druk, je hebt veel te doen. Mails sturen, telefoontjes plegen, updates schrijven, enzoverder. Welk van de taken waar jij het zo druk mee hebt brengt je ook effectief dichter bij je doel? Hoe je focus op je doel en kies je taken om dichter bij je doel te komen. Dat is echt productief zijn.
  4. Afgeleid worden – Onze werkomgeving is er van vergeven, afleidingen. Telefoons, computers, collega’s en niet te vergeten jijzelf. Hoe vaak heb jij al een melding gekregen van een nieuwe mail, of van een Facebook update terwijl je geconcentreerd aan het werken was. Heb je er al eens opgelet wat dit met je concentratie doet? Hoelang duurt het vooraleer je weer op dat niveau van concentratie bent? Volgens onderzoek kan dit wel oplopen tot 25 minuten voor je weer op hetzelfde niveau van concentratie zit. Iedereen is wel eens afgeleid. Vooral als dat andere interessanter is. Je focus op je doelen houden is een goed schild tegen afleidingen.
  5. Geen doel hebben – De vorige twee punten gaan over je focus op je doel houden. Dat veronderstelt natuurlijk wel dat je er een hebt. Als je geen doel hebt, op korte, middellange of lange termijn, dan ga je jezelf bezighouden met minder belangrijke taken. Echt motiverend is dat niet, wel? De meeste mensen weten niet waar ze over een jaar willen staan, om nog niet te spreken over binnen 5 jaar. Als jij weet waar je volgend jaar wil staan, dan weet je vandaag welke taken je daar naartoe kunnen brengen. Bovendien, als je geen doel hebt, hoe weet je dan dat je je doel bereikt hebt? Als jij vandaag gaat werken zonder passie of energie en je gaat werken voor het geld, of puur voor het werk, stop dan met lezen en neem de tijd om je toekomst uit te tekenen. Pas als je dat weet kan je betekenis geven aan waar je mee bezig bent.
  6. Geen takenlijst hebben – Met een duidelijk doel allen ben je niet veel. Welke stappen moet je ondernemen om dat doel te bereiken? Welk van die stappen is het meest efficiënt? Vaak vinden mensen takenlijsten overbodig omdat ze toch nooit iets afvinken. Wel, zelfs in dat geval is het beter er eentje te hebben, dan geen takenlijst te hebben. Een takenlijst hebben is deel van de voorbereiding en wie voorbereidt is werkt productiever. Zeker als we het druk hebben kunnen we wel eens vergeten wat we moeten doen. Dan is een takenlijst natuurlijk handig. Het is niet erg als je takenlijst op het einde van de dag niet is afgewerkt. Het is belangrijker dat het gebruik van een takenlijst een gewoonte is. Je zal dan zien hoe efficiënt het is om een takenlijst te hebben. Opdat een takenlijst efficiënt is moet je een gewoonte maken van het afwerken van taken.
  7. Geen rust nemen – Je lichaam is je persoonlijke batterij. Soms moet deze even herladen, rusten dus. Wie steeds maar doorgaat loopt leeg, wie regelmatig een pauze neemt kan herladen. Als je mentaal af en toe tot rust komt kan je er veel langer tegen dan wanneer je aan één stuk doorwerkt.
  8. Perfectionisme – Als je zelf perfectionist bent heb je hier niet veel uitleg bij nodig. Als jij iets pas afwerkt als het perfect is, dan is de kans groot dat je veel dingen hebt die niet afgewerkt zijn. Soms moet je voldoening nemen met ‘goed genoeg ‘.
  9. Dringende taken voor de belangrijke zetten – Wat dringend is, is daarom niet belangrijk. En toch focussen we vaak op die taken die dringend zijn. Om hier een goede beslissing te nemen kan het kwadrant van Eisenhower helpen. In dit kwadrant zet je belangrijk af tegen dringend. Zo krijg je vier kwadranten die je helpen in te schatten wat de juiste prioriteiten zijn.

Jij kan dit overwinnen

Een van de beste manieren om je productiviteit te verhogen is deze fouten herkennen en oplossen. Als jij de tijd investeert om deze fouten te overwinnen zal dit je productiviteit verhogen. Je voelt je er beter bij, je hebt minder stress en meer tijd om dat te doen dat je graag doet.

Er is vast een van deze 9 punten die er voor jouw bovenuit steken, deel in de reacties welk punt dat is!

Gelijkaardige berichten:
Getagd op:            

2 reacties op “9 Time Management fouten die de meeste mensen maken

  • 3 december 2015 op 19:59
    Permante link

    Uitstekend lijstje en goede tips.
    Met name tip 1 is een eye-opener. Dit is wat mij betreft het punt dat erbovenuit steekt. Ik herken absoluut het verspillen van ‘weekend-tijd’ aan het plannen van het weekend! En toch heb ik het nooit zo bekeken… Ik ga het meteen eens uitproberen voor komend weekend 🙂

    Met punt twee ben ik het overigens niet helemaal eens. Ik denk dat dit vooral erg persoonlijk is. Zelf begin ik de dag liever rustig (sporten, boodschappen doen etc.) en werk ik graag ’s avonds ongestoord en niet gehinderd door ‘nog iets moeten’ lekker door. Niets is namelijk vervelender dan in een ‘flow’ zijn op kantoor en vervolgens weg moeten omdat je nog; boodschappen moet doen voor de winkels sluiten, wilt sporten voor de sportschool dicht gaat etc. Met andere woorden: als je persoonlijke leven dit toelaat (geen kinderen van school hoeven halen etc.) kan later beginnen en tot later doorgaan ook prima werken 🙂

    De takenlijst die je noemt bij punt zes is volgens mij een echte ‘must’, maar kan ook gemakkelijk demotiverend gaan werken. Wat ik zelf heb gemerkt is dat het afstrepen (doorkrassen) van afgewerkte taken enorm demotiverend werkt. Aan het einde van de dag eindig je namelijk vaak met een lijst NIET afgewerkte taken en daaromheen wat doorgekraste zinnen. Wat WEL werkt: gebruik een groene marker en markeer elke taak die je hebt volbracht. Zo zie je je voortgang (het vel wordt steeds groener). Dit stimuleert veel meer. Wanneer je aan het einde van de dag ziet dat je een paar taakjes nog niet hebt gedaan is dit geen probleem, want je ziet dat je veel andere taken WEL hebt volbracht.

    Al met al weer een bijzonder nuttige lijst! Keep ’em coming!

    Beantwoorden
    • 4 december 2015 op 09:20
      Permante link

      Beste René,

      Hartelijk dank voor je zeer waardevolle reactie.

      Ik hoor graag of je weekend beter is verlopen 🙂

      Punt 2 heeft inderdaad te maken met persoonlijke voorkeuren. Zelf werk ik ook graag ‘s avonds nog even door. Het is juist omdat dit een gewoonte is, dat het ‘s morgen vroeg beginnen voor mij motiverend werkt. Ik krijg dan effectief meer gedaan. Meer nog, ik heb dan het geweldige gevoel al veel gedaan te hebben, terwijl de dag nog goed en wel moet beginnen. Dan weet ik dat ik een productieve dag heb.

      Punt 6 is inderdaad een must en is al in meerdere van mijn artikels besproken. Interessant wat je daar zegt over het doorstrepen van afgewerkte taken. Ik vraag me af waarom jij een lijst mer onafgewerkte taken, omgeven door doorgestreepte taken als demotiverend ziet, en diezelfde onafgewerkte taken, omgeven door groen gemarkeerde als motiverend. Het gaat hier om hetzelfde aantal afgewerkte taken, dus is het puur de kleur die het hem doet? Dat is ook niet belangrijk, je maakt nog steeds dezelfde beweging, het doorhalen van die taak. En dat heeft een link rechtstreeks in je hersenen. Daar ontstaat er ogenblikkelijk een signaal dat je wat meer mag ontspannen. Daarom voelt dat zo goed. En als de kleur groen je kan motiveren, doen!

      Wat betreft de niet afgewerkte taken, dat is op zich uiteraard ook demotiverend. Daarom geef ik graag het advies om met twee lijsten te werken. De eerste is je ‘backlog’. Daar staat alles op wat je nog moet doen, nu, morgen, ooit. Daarnaast heb je dan een dag planner. Daar staan de taken op die jij voor vandaag gepland hebt. Als je dag verloopt zoals gepland (kan dat?) dan zijn al je taken op het eind van de dag afgewerkt. Dat werkt dan weer zeer motiverend!

      Peter

      Beantwoorden

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.