Vergaderingen vermijden in 5 stappen - Agema Coaching
vergadering

Image by adamr / FreeDigitalPhotos.net

In veel bedrijven waar ik als consultant heb gewerkt heerst een ware vergadercultuur. Soms was dit zo erg dat het mijn productiviteit totaal onderuit haalde.

Je kent dat wel. Je begint je dag met een lijst van taken die je vandaag af wil werken, maar na een serie vergaderingen, is daar op het eind van de dag niet veel van afgewerkt.

Hoe vaak heb jij al in een vergadering gezeten waar je niet veel tot niets bij kon brengen of op kon steken? Vraag jij je ook wel eens af wat het nut is van een vergadering? Bovendien bestaat er altijd de vrees van iemand te vergeten bij de uitnodiging voor een vergadering. Er zitten in de vergadering dan teveel mensen waardoor de vergadering nog langer duurt.

Uiteraard gaat dit niet op voor alle vergaderingen. Ik kan echter niet zeggen dat ik al vaak in ideale vergadering heb gezeten. Dat is een vergadering die begint met een duidelijk doel, die kort is en resulteert in een lijst van toegekende taken.

Beperk de vergaderingen tot de meest noodzakelijke en vermijd dat overige met deze 5 tips

  1. Geen vergadering – Als jij manager bent, of verantwoordelijk voor de organisatie van vergaderingen, dan heb jij ook de autoriteit om de vergadering te annuleren. Probeer eens een dag door te komen zonder vergaderingen. Indien de bedrijfscultuur er voor openstaat, zou je kunnen proberen één dag per week vrij te houden van vergaderingen. Evalueer in dat geval zeker hoeveel hoger de productiviteit ligt op die dag.
  2. Persoonlijke communicatie – Als je een uitnodiging krijgt voor een vergadering kan je proberen via mail te achterhalen welke vragen deze persoon voor je heeft. Antwoord ook via mail op deze vragen. Als dit niet kan voor de tegenpartij, probeer dan in een kort telefonisch gesprek de vragen te achterhalen. Als laatste redmiddel kan je voorstellen om een stand-up vergadering van 5 minuten te houden. Maak hier geen koffiebreak of lunch van, dat resulteert in weinig productieve vergaderingen.
  3. Smeek – Als jij niet de manager bent, dan heb je er geen controle over of een vergadering plaats heeft of niet. Vraag in dat geval aan je manager of jij kan wegblijven van de vergadering, omdat je een dringende taak moet afwerken. Als je manager blijft aandringen, kan je hem vragen om uitstel te krijgen op je project.
  4. Geen agenda? Geen vergadering – Zonder agenda is een vergadering doelloos. Net als een doelloos schip gaat zo’n vergadering alle kanten op. Er is geen focus, wat er voor zorgt dat je aan deze vergaderingen te veel tijd verliest. Weiger dus elke vergadering zonder duidelijk afgebakende agenda.
  5. De puppy techniek – Dit is een techniek uit het boek ‘The 4-hour workweek’ van Timothy Ferris. Deze techniek werd oorspronkelijk gebruikt door verkopers van puppy’s. Als de klant weigerachtig is om een pup te kopen, dan stelt de verkoper voor om hem mee naar huis te nemen en het te proberen. Als het niet werk mogen ze de pup terug brengen. Onder deze voorwaarden zien de kopers het wel zitten en ze brengen de pup zelden terug.
    Vraag je manager om per uitzondering niet naar een vergadering te moeten komen. Als dat eenmalig is zal het moeilijk zijn om te weigeren. Uiteindelijk zal je manager beseffen dat jij niet op elke vergadering aanwezig hoeft te zijn en dat je productiever bent als je gewoon kan doorwerken.

Benut tijd zonder vergadering

Maak optimaal gebruik van de tijd dat je niet naar een vergadering gaat. Als de vergadering toch doorgaat, maar jij er niet bij bent, dan wil dat waarschijnlijk zeggen dat een aantal mensen die je anders onderbreken, er nu niet zijn.

Bewijs ook dat je gedurende die tijd hebt doorgewerkt, werk taken af en bewijs wat je hebt gedaan. Zo is het duidelijk dat niet naar vergaderingen gaan productiever is. Eenmaal dit duidelijk begint te worden ga je minder uitnodigingen krijgen voor vergaderingen.

Kijk een keer naar je persoonlijke situatie. Zijn de vergaderingen waar jij naartoe gaat efficiënt? Wat kan jij doen om onder deze vergaderingen uit te komen en door te werken?

Gelijkaardige berichten:
Getagd op:            

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.