10 E-mail fouten die men je kwalijk neemt - Agema Coaching
cuteimage @freedigitalphotos.net

cuteimage @freedigitalphotos.net

In professionele omgevingen is e-mail nog steeds een vaak gebruikte vorm van communicatie. Het is ook één van de grootste stoorzenders voor mensen die aan de computer werken.

Die frustratie met e-mail loopt alleen maar verder op als de verzender van de e-mail fouten maakt die de ontvanger alleen maar tijd kosten en meer werk opleveren Dit zijn 10 van die fouten die je eenvoudig kan voorkomen en zodoende een hoop frustratie kan vermijden. Uiteraard is de e-mail zonder fouten en waar niemand tijd aan verliest die e-mail die je niet stuurt.

10 E-mail Fouten om te Voorkomen

Dit zijn 10 te voorkomen fouten in de e-mails die je wel stuurt:

  1. Bijlage vergeten – Dit is een fout die erg vaak voorkomt en waar veel mensen zich aan ergeren. De verzender heeft vaak niet in de gaten dat de bijlage niet mee is verzonden. De ontvanger stuurt dus een e-mail met de vraag naar de bijlage, waarop de verzender de e-mail nog eens moet versturen met de melding ‘Dit maal met bijlage.’
    Ja, ik ken dit maar al te goed, daarom pas ik volgende tactiek toe. Als je een bijlage wil versturen, dan is de inhoud van de e-mail eerder bijzaak. Dat wil niet zeggen dat de inhoud niet belangrijk is, maar de hoofdzaak is de bijlage. Waarom begin je de e-mail niet met de bijlage toe te voegen en dan iets te schrijven over die bijlage?
  2. Verkeerd gebruik Ontvanger – De ontvanger van een e-mail is normaal gezien de persoon die actie moet ondernemen. De personen in kopie (Cc) zijn de personen die op de hoogte worden gebracht. Het grote probleem hier is dat als er teveel personen in de To (ontvanger) staan, niemand zich verantwoordelijk voelt. Dit kan leiden tot taken die gewoon niet worden opgenomen, omdat iedereen denkt dat de ander het wel zal doen. Zet dus in het To veld enkel de persoon die actie moet nemen. Zijn dat toch meerdere personen? Noem dan bij elke te nemen actie de betreffende persoon.
  3. Geen hoofding of voetnoot – Als je een e-mail stuurt is dat een beetje als in een gesprek. Je spreekt de mensen eerst aan, dan stel je de vraag of deel je de informatie en daarna sluit je ook weer af. Berichten waar gewoon een zin in staat, dat komt gewoon niet goed over.
  4. Iedereen opnemen in je antwoord – Ook gekend als een reply All. Zeker bij e-mails die naar veel mensen werden gestuurd, na punt 2 liefst in cc dus, is een antwoord naar iedereen niet altijd aangewezen. Ga goed na voor wie je bericht belangrijk is. Wie actie moet nemen laat je staan, of voeg je toe aan het veld To. Wie op de hoogte moet zijn van je reactie zet je in het veld Cc. Dit zijn niet noodzakelijk alle geadresseerden van de oorspronkelijke e-mail.
  5. Een informeel antwoord sturen – Professionele e-mail is een formeel communicatiemiddel. Houd de informele gesprekken eerder voor persoonlijke interacties. Dat wil niet zeggen dat je nooit eens een grap mag doorsturen. Laat e-mail echter niet de persoonlijke contacten vervangen.
  6. Op eender welk moment een e-mail sturen – Het is niet omdat jij ‘s avonds om 23u nog even snel een e-mail wil opstellen, dat je collega’s deze op dat moment ook willen ontvangen. Uitgesteld versturen kan hier een oplossing bieden. Stel je e-mail alvast op en laat deze versturen binnen de normale kantooruren. Zo stoor je niemand buiten het werk om. Mails versturen buiten de werkuren om heeft ook een neveneffect op je eigen vrije tijd. Je collega’s gaan namelijk denken dat jij altijd bereikbaar bent. Zo begin jij ook mails te krijgen op momenten dat je dat misschien liever niet hebt.
  7. Het onderwerp vergeten – Een e-mail krijgen zonder onderwerp toont een gebrek aan respect voor de tijd van de ontvanger. Doordat je geen onderwerp meegeeft is deze immers verplicht de e-mail te openen en te lezen om te weten wat het onderwerp is. Geef je e-mail een duidelijk onderwerp mee, dit spaart tijd en frustratie bij de ontvanger en bij jezelf. Want de e-mail die jij stuurt zonder onderwerp komt terug als ‘Re: ‘. Heb je dit een paar keer gedaan, weet ook jij niet op welk bericht je nu een antwoord krijgt.
  8. Het onderwerp niet duidelijk maken – Dit is gerelateerd aan het vorige punt. Zorg ervoor dat het duidelijk is wat je met je bericht wil bereiken. Geef een duidelijke boodschap en duidelijke acties. De keerzijde is dat jij antwoorden krijgt met de vraag wat je nu precies verwacht of met een vraag naar meer informatie. Denk in eerste instantie even na wat het doel is van de e-mail die je gaat sturen. Waarvan wil je de ontvanger(s) op de hoogte brengen? Welke vraag wil je stellen? Beperk de randinformatie en blijf bij het onderwerp zodat het voor de ontvanger(s) duidelijk is.
  9. Teveel informatie – Ook hier is er een duidelijke link met het vorige punt. E-mails met teveel inhoud worden bovendien niet, of niet grondig gelezen. E-mails worden vaak maar tussendoor gelezen en je ontvanger neemt dus niet de tijd om je bericht grondig te lezen als er teveel informatie in staat. Heb je echt veel mee te delen, overweeg dan om een document toe te voegen. Als dat niet kan is het ook mogelijk om een vergadering te organiseren. Omdat je met deze tips tijd wil sparen is een vergadering uiteraard niet de ideale keuze.
  10. Te vroeg versturen – je hebt ze vast ook al wel eens aangekregen, en waarschijnlijk ook al wel verzonden. Berichten die nog niet klaar zijn. Je drukt te snel op de knop Verzenden en weg is je bericht. Zeker vandaag nu we met verschillende soorten toestellen en applicaties e-mails sturen, waarin het verzenden vaak net iets anders verloopt, is dat risico alleen maar groter geworden. Voeg de geadresseerden pas als laatste toe, als je klaar bent met je e-mail en je bijlage er al aanhangt. Dit is niet helemaal intuïtief omdat het eerste veld dat op je scherm staat de ontvanger is, gevolgd door Cc. Zonder dat deze velden ingevuld zijn kan de e-mail niet verzonden worden, je loopt dus niet meer het risico een onvolledige e-mail te sturen.

Meer tips om tijd te sparen bij het mailen?

Geïnspireerd door deze tips en op zoek naar meer?
Download het e-boek ‘Jij bent de baas over je MAIL!’.

Klik hier om je e-boek op te halen

Welke fouten ga jij niet meer maken?

Ik ben zeer benieuwd welke fouten jij regelmatig maakt en waar je na het lezen van deze tips op kan letten. Welk is jouw meest gemaakte fout bij het mailen?

Gelijkaardige berichten:
Getagd op:    

4 reacties op “10 E-mail fouten die men je kwalijk neemt

  • 1 december 2015 op 22:45
    Permante link

    Erg herkenbare email-fouten. Punt 10 is overigens voor Gmail-gebruikers eenvoudig op te lossen. Je kunt namelijk een add-on installeren die elke mail met 5 seconden vertraging stuurt. Zo kun je, wanneer je (zoals vaak gebeurt) nèt na het zenden opmerkt dat je iets bent vergeten, de email eenvoudig ‘terugroepen’ en je fout herstellen. Wanneer je in het Engels communiceert is de kans dat je de bijlage vergeet nóg kleiner. Wanneer je in de tekst ‘attachment’ gebruikt maar geen bijlage toevoegt vraagt Gmail namelijk of je niet iets vergeten bent! Helaas is dit slimmigheidje (nog) niet doorgevoerd voor het woord ‘bijlage’.

    Met punt 6 zet je me aan het denken. Zo heb ik het nog nooit bekeken. Ik maak me hier regelmatig ‘schuldig’ aan en ga toch eens overwegen of ik niet beter mijn mails onder ‘kantoortijd’ kan versturen…

    Wat betreft punt 9; wat nóg ergerlijker is dan een overvloed aan informatie in één mail, is een heleboel VRAGEN in dezelfde mail. Het is een enorm tijdrovend karwei om een dergelijke mail weg te werken (zeker als je voor sommige vragen dingen moet opzoeken). Ik hoorde enige tijd geleden gelukkig een slimme manier om met een dergelijke mail om te gaan. Stuur een simpel mailtje terug met de tekst ‘Stuur me me even een smsje, dan bel ik je later vandaag hierover’. Aan het einde van de dag kun je aan de hand van ontvangen smsjes simpel alle schrijvers-van-veel-te-lange-mails na bellen en reuze efficiënt telefonisch alle vragen afhandelen.

    Beantwoorden
    • 2 december 2015 op 08:37
      Permante link

      Hartelijk dank voor je reactie René!
      Prachtige tip heb je daar, met het sturen van de sms. Dat is een zeer mooi alternatief voor weer maar eens een vergadering.
      Als het gaat om mensen binnen hetzelfde bedrijf werkt sms misschien niet zo goed.
      Je kan dan een mail terugsturen met de vraag op een bepaald uur gebeld te worden of om ergens af te spreken, in de koffiehoek bijvoorbeeld.

      Peter

      Beantwoorden
  • 12 november 2015 op 00:09
    Permante link

    Ik ben het niet eens met het de uitleg rond ‘op eender welk moment een email versturen’. Email is volgens mij geen real time communicatiemiddel. Als je dus in je flow de nood hebt om een email te versturen dan moet je je niet de vraag stellen of deze mail de andere stoort in zijn ritme. Het is eerder aan de ontvanger om te bepalen of en wanneer hij zijn tools (mailboxen en bijbehorende bliepjes op allerhande devices) toelaat hem te storen in zijn werk met de melding dat er nieuwe mails op hem wachten.
    Het is wel van belang dat je respecteert dat de andere niet noodzakelijk op dezelfde momenten werkt, of met jouw project bezig is. Je mag er dus niet van uitgaan dat er dadelijk antwoord komt op je mail. Voor directe antwoorden bestaan er andere en betere kanalen.

    Beantwoorden
    • 12 november 2015 op 08:42
      Permante link

      Beste Manu,

      Hartelijk dank voor je reactie.

      > Email is volgens mij geen real time communicatiemiddel.
      Waauw, knappe reactie, ook volgens mij is dat zo! Mocht iedereen er zo over denken, er zou een pak minder tijd verspild worden aan mailen!

      Jij hebt je reacties op nieuwe mails duidelijk onder controle. Het is juist dat het de verantwoordelijkheid van de ontvanger is om te bepalen wanneer mails worden gelezen.
      Goed gezien dat dat de bijhorende bliepjes storen, een goede reden om die allemaal uit te zetten.
      Die updates van nieuwe mails binnenkomen storen overigens niet alleen tijdens de werkuren. Ze storen ook tijdens je ontspanning.
      Vaak brengen die mails toch weer wat van de werkstress binnen in je vrije tijd. En vaak voelen we toch die aandrang om die mails te lezen, ook al weten we beter.

      Let hierbij ook op de perceptie die je ophangt, namelijk dat jij altijd bereikbaar bent.
      Geloof me, ik heb het zelf meegemaakt, op den duur krijg je zelfs telefoon op de meest onmogelijke momenten.
      Dat is gelukkig snel en eenvoudig op te lossen.

      Nog heel veel succes met het tijdbesparend mailen.

      Beantwoorden

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *